Software de gestión documental privado · sobre Odoo
Gestión documental para empresa, con tus documentos solo en tus manos
Zuiron Vault es un software de gestión documental para empresas que funciona en una instancia aislada y bajo tu propia marca. El intercambio de documentos con tus clientes deja de vivir en correos, carpetas sueltas y nubes compartidas, y pasa a un portal privado que controlas tú.
Desarrollado por Zuiron Lab OÜ · Construido sobre Odoo · Tus datos no se comparten con otros clientes
de un portal en la nube: tu cliente sube y descarga sus documentos desde el navegador, sin instalar nada.
de lo que es solo tuyo: instancia aislada, sin mezclar tus documentos con los de ningún otro cliente.
La gestión documental para empresas no debería obligarte a elegir entre las dos.
El punto que casi nadie te cuenta sobre la gestión documental para empresas: dónde viven tus documentos
La mayoría del software de gestión documental del mercado funciona en una nube compartida multiempresa: tus documentos y los de cientos de clientes más conviven en la misma plataforma del proveedor. Es cómodo y barato, y para mucha información está perfectamente bien.
Cuando los documentos son sensibles (fiscal, laboral, jurídico, clínico, financiero de tus propios clientes), la nube compartida tiene, por diseño, menos privacidad y menos control. Las propias fuentes del sector lo reconocen: el modelo on-premise es "la alternativa más segura" y la nube compartida, la opción "con menos privacidad pero más accesible". Te obligan a elegir entre comodidad y control.
Te da la comodidad de un portal en la nube y, a la vez, una instancia aislada donde tus documentos no se mezclan con los de ningún otro cliente, bajo tu marca y, si quieres, tu propio dominio. Y como está construido sobre Odoo, el día que necesites más que gestión documental, la base ya está puesta para crecer a un ERP completo.
Un empleado dedica de media unos 18 minutos a buscar un solo documento, y las empresas sin procesos documentales eficientes llegan a malgastar alrededor de 20.000 $ al año por problemas de documentación.Fuente: IDC, citado por DocuWare.
Cinco razones para llevar la gestión documental de tu empresa a Zuiron Vault
Privacidad real, no prometida
Instancia aislada por cliente. Tus documentos no comparten base de datos con los de nadie. Cumplimiento del RGPD y acuerdo de tratamiento de datos (DPA) por contrato.
Tu marca, no la nuestra
El portal se despliega con tu logotipo, tus colores y tu dominio. Tu cliente entra en tu empresa, no en la herramienta de un tercero. En sectores de confianza, eso vale dinero.
Menos horas perdidas
Validación de documentos, avisos automáticos, conversación cliente-gestor dentro del propio documento, filtros por estado y registro de actividad. El "¿me lo reenvías?" desaparece.
Trazabilidad completa
Cada acción queda registrada: quién subió, quién validó, quién descargó y cuándo. Auditoría real, no una promesa de seguridad genérica.
Una base que escala a ERP
Hoy gestión documental. Mañana, si quieres, el mismo sistema crece a un ERP completo con Odoo (CRM, facturación, proyectos, contabilidad) sin cambiar de proveedor ni rehacer la integración.
Qué hace por dentro
Las funciones que convierten un buzón de archivos en un portal documental serio
Validación y rechazo
Marca cada documento como validado o rechazado, con notificación automática por correo al cliente. Sin perseguir a nadie por teléfono.
Conversación en el documento
Cliente y gestor hablan dentro de cada documento. Se acabó el hilo de email perdido con catorce respuestas.
Filtros por estado
Pendiente, validado, rechazado, caducado. De un vistazo sabes qué falta y qué está cerrado.
Registro de actividad
Auditoría de accesos y acciones del cliente. Cumplimiento real, no una etiqueta de "seguro".
Accesos directos por panel
Cada usuario ve primero lo que de verdad usa. Menos clics, menos formación, menos soporte.
Descarga en ZIP
Toda la documentación validada de un expediente en un solo archivo, en un clic.
Aviso de "vence pronto"
Los documentos con fecha límite avisan antes de que sea tarde. Menos sustos, menos sanciones.
Marca blanca completa
Logo, colores y dominio propios. El portal es tuyo de cara al cliente, de principio a fin.
Instancia aislada + backups
Tu propio despliegue, con copias de seguridad cifradas. Tus datos no son una fila en la base de otro.
Qué incluye la suscripción
Sin sorpresas en la factura. Esto entra de serie con tu instancia de Zuiron Vault:
- Despliegue en marca blanca: tu logo, tus colores y tu dominio.
- Mantenimiento y actualizaciones de versión incluidos.
- Backups cifrados de tu instancia.
- Soporte en horario laboral, en español, con personas reales.
- Formación inicial de tu equipo al arrancar.
- Instancia aislada: tus documentos nunca comparten base de datos con otro cliente.
Cuota de alta única desde 490 € (despliegue, marca y formación), bonificada durante el lanzamiento en contratación anual.
Ejemplo de proyecto
De documentos por email a un portal con marca propia
El punto de partida. Un caso tipo: un despacho profesional que intercambia documentación con sus clientes por correo y carpetas compartidas. Versiones duplicadas, "no encuentro lo que me mandaste" y ninguna trazabilidad de quién ha visto qué.
Qué se hace. Se despliega una instancia de Zuiron Vault sobre Odoo, con la marca y el dominio del despacho. Validación de documentos, avisos automáticos, conversación dentro de cada documento y registro de actividad del cliente.
El resultado. El intercambio documental deja de vivir en el buzón. El cliente entra en el portal del despacho, no en una herramienta de un tercero, y cada acción queda registrada.
Precio claro para la gestión documental de tu empresa
Suscripción anual. Los tramos van por el número de clientes finales que gestionas en el portal. Todo incluye despliegue de marca blanca, mantenimiento, actualizaciones, backups y soporte.
Cuota de alta desde 490 €, bonificada en contratación anual de lanzamiento. Zuiron Lab OÜ es empresa estonia: con VAT intracomunitario válido, factura con inversión del sujeto pasivo (art. 196).
Nuestro compromiso (y lo que no te vamos a prometer)
- Tu instancia, aislada, con tus documentos sin mezclar.
- Tu marca y tu dominio de cara al cliente.
- Cumplimiento del RGPD y DPA por contrato.
- Soporte real, en español, en horario laboral.
- Si Vault no encaja contigo, te lo decimos en la demo.
- No reclamamos certificación ISO 27001. Si tu organización la exige formalmente, te lo aclaramos antes de empezar.
- No vendemos una nube compartida disfrazada de privada.
- No prometemos cifras que no podamos sostener.
Preferimos un cliente que entra sabiendo exactamente qué compra. La confianza es, literalmente, el producto.
Zuiron Vault frente a otras formas de gestionar documentos en una empresa
| Criterio | Zuiron Vault | Nube compartida genérica | Email / carpetas / WeTransfer |
|---|---|---|---|
| Aislamiento de datos | Instancia separada por cliente | Base de datos común multiempresa | Sin control |
| Marca y dominio | Tu marca y tu dominio | Marca del proveedor (o limitada) | Ninguna |
| Trazabilidad | Auditoría completa por acción | Variable | Inexistente |
| Privacidad de datos sensibles | Diseñada para ello | "Menos privacidad" por diseño | Riesgo alto |
| Crecimiento a ERP | Sí, sobre Odoo | No | No |
| Cómodo para el cliente | Portal web simple | Portal web simple | Caótico en realidad |
Comparativa orientativa elaborada por Zuiron Lab OÜ. No nombra productos de terceros: el objetivo es explicar el modelo, no atacar a nadie. Hay soluciones del mercado con certificaciones que Zuiron Vault no reclama; si esa certificación es un requisito formal para ti, te lo decimos con honestidad en la demo.
Cómo se ve en el día a día: una asesoría tipo
Una asesoría de 8 personas en Madrid gestiona la documentación de 140 clientes: nóminas, impuestos trimestrales, escrituras, requerimientos. Todo entra por email, se guarda en carpetas de Drive compartidas y se reenvía cuando el cliente lo pide — otra vez.
Cada cliente tiene su portal privado con la marca de la asesoría. Los documentos se suben una vez, con validación y trazabilidad; el cliente descarga lo que necesita sin pedirlo por correo. Los requerimientos de Hacienda dejan de buscarse en hilos de email de hace tres años: están en su expediente, con su registro de actividad.
El resultado que perseguimos con cada implantación: menos interrupciones por «¿me reenvías la nómina de marzo?», cero documentos en nubes que no controlas, y una imagen profesional que el cliente ve cada vez que entra en su portal.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental para empresas
¿Qué es la gestión documental para una empresa?
¿En qué se diferencia Zuiron Vault de un gestor documental en la nube normal?
¿Para qué tipo de empresa sirve?
¿Cuánto cuesta un software de gestión documental como Zuiron Vault?
¿Mis documentos se comparten con otros clientes de Zuiron?
¿Zuiron Vault cumple el RGPD?
¿Puedo usar mi propia marca y dominio?
¿Qué pasa si en el futuro necesito más que gestión documental?
Pon tus documentos en un portal que controlas tú
Te enseñamos Zuiron Vault funcionando: tu marca, tu instancia aislada y cómo lo usarían tus clientes en el día a día. Sin compromiso.
- Reservas la demo de 30 minutos.
- Vemos qué documentos intercambias hoy, con quién y por dónde.
- Te enviamos la propuesta con la cuota de alta y la suscripción.
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